法人名義の車の個人使用は認められる？
社用車を私的利用するリスクと注意点

寄り道

法人名義の車の個人使用は、寄り道が代表的です。特に、営業車のような外回りをする時間の長い車の場合、寄り道は発生しやすくなります。例えば、次のクライアント先へ行くまで途中に個人的な買い物をしたり、仕事の合間にコンビニで飲み物を買って駐車場で休憩するなどのケースが考えられます。このような寄り道は「業務のため」という理由が成立せず、私的な用事が目的となります。

休日の利用

所定休日や法定休日など、会社が休みの日に社用車を使うのも個人使用に当たります。社用車は業務のために使用する車なので、業務のない日は乗る必要がないためです。例えば、旅行の移動手段として社用車を使用したり、引っ越しの際に大型の車が必要となり社用車を使用した、などのケースがあります。

就業規則などに社用車の使い方に関するルールを明記し、周知徹底する

社用車の個人使用を会社として認める場合は、就業規則などでルールを明文化し、周知徹底することが前提となります。社用車による事故やトラブルを回避するために規則の策定時は、以下のような項目を含めるようにしましょう。

• 社用車の使用権限を持つ従業員の範囲
• 個人使用が認められる範囲
• リスク低減のための禁止事項
• 運転免許証の提出義務
• 運転記録の提出・保管方法
• 個人使用の場合の費用負担や補助金
• トラブル時の対応方法
• 規則に違反した場合の罰則

周知の際は、従業員個人が事故や盗難などにより法的責任を問われる可能性があることを伝え、リスク管理の重要性を理解してもらうことも大切です。リスク回避に重点を置いた規程の策定をするために、社会保険労務士などの専門家に就業規則のコンサルティングを依頼する方法もあります。

なお、企業は従業員の「運転記録証明書」を取得することも可能です。運転記録証明書とは自動車安全運転センターが発行する書類で、運転免許保持者の過去の違反や行政処分が確認できます。リスクの高い従業員の把握と研修の実施、優良ドライバーの表彰制度などに役立てられます。

交通事故や盗難にあった場合の責任の所在や処分を明確にしておく

社用車の個人使用中の事故や盗難で被害が発生した場合、問題となるのは「誰にその責任があるのか」という点です。運転していた従業員個人が民事上・刑事上の責任を問われますが、会社側も従業員と連帯して損害賠償責任を負う立場にあります。双方の責任範囲や処分などを事前に明確にし、それぞれ適正な運用を心がけましょう。

事故の被害を最小限に抑えるための緊急時の対応マニュアルを整備する

交通事故や盗難、災害などの緊急時は初期対応が非常に重要です。社用車の運用に責任を負っている以上、事故が起こった場合の被害を最小限にする必要があります。トラブル時に従業員に適切な行動をしてもらうためにはマニュアルの整備や日常の訓練が有効的です。緊急連絡先のリストや車検証・保険証券の保管場所、万一の際の対応方法などを確認する機会を設け、スムーズな対処ができるよう仕組みを整えておきましょう。

事業車として使用していることを証明できる根拠を保管する

法人名義の車の経費計上が税務調査で指摘された場合、その車が事業目的で使用されていることを証明しなければなりません。その際に重要となるのが、根拠資料やデータです。例えば、社用車ごとの走行履歴や稼働状況がわかる資料や、営業・出張などで利用したことがわかる明細書や領収書はしっかり管理、保管しておきましょう。

プライベートで利用する場合の「使用料」を設定する

社用車の個人使用による経費計上は、税務調査で問題となる可能性があります。このリスクを下げるために、私的な理由で利用した分の使用料を従業員に負担してもらうという方法もあります。その場合、就業規則などに費用を規定してルール化する必要があるため、慎重に検討しましょう。ただし、使用料の根拠は合理性が判断しにくく、実質的にこの方法で適正な運用をするのは難しい部分もあります。

個人名義の車と判断されかねない要素は排除する

個人名義の車のような扱いをしているとその社用車は事業のために必要な資産として認められない可能性が高くなります。たとえば、社用車にも関わらず従業員の自宅駐車場に長期間保管されていたり、従業員の家族が雇用契約なしに法人名義の車を使用するなど、業務での使用とはかけ離れた扱いは避けましょう。従業員が会社の車を私的に利用する場合であっても、社用車はあくまで業務用であることを念頭に、使用範囲は適切に管理しましょう。